quarta-feira, 12 de dezembro de 2012

O que se entende por secretariado?

O secretariado é uma função essencial em qualquer tipo de atividade
empresarial, tanto no mundo dos negócios como na indústria ou nas profissões liberais.
A secretária contribui para o funcionamento eficaz de uma empresa através do seu trabalho 
discreto, organizado e metódico.
Na terminologia tradicional, chama-se secretária à pessoa que minuta a correspondência, 
elabora as atas das reuniões, resolve os assuntos de direção e orienta um escritório.
Mas, nos últimos tempos, o conceito de secretário(a) mudou claramente: ele(a) passou agora
a ser o(a) assistente perfeito(a) do seu chefe, ao ponto de conseguir até assumir com 
credibilidade algumas responsabilidades do mesmo. 


                         

Fonte: https://docs.google.com/viewer?url=http%3A%2F%2Fwww.estv.ipv.pt%2FPaginasPessoais%2Fcseabra%2FDocs%2FT%25C9CNICAS%2520DE%2520SECRETARIADO%2FAulas%2FPonto%25201%2520No%25E7%25F5es%2520Gerais%2F1.1secretariado.doc

terça-feira, 11 de dezembro de 2012

"Levar o café ao chefe? Não! Tomar café com o chefe!"

O tempo das simples secretárias que levavam o café ao chefe já passou!
Hoje em dia, as secretárias executivas administram a aquisição de materiais, cuidam da formação interna dos colegas, suprevisionam outros funcionários, são ouvidas na gestão de aplicações financeiras da empresa, têm responsabilidade, encaminham documentação sem precisar do aval das suas chefias.

Uma vez que as secretárias desempenham outras funções, a maior parte dos executivos modernos não se importa de serem eles mesmos a bater diretamente os seus textos no computador ou a remeterem pessoalmente os seus faxes e correio eletrónico.
Atualmente as secretárias têm pouco tempo livre para servir café. Muitas delas deixaram de assistir só uma pessoa e apoiam um grupo de executivos, para além da acumulação de funções e tarefas que desempenham.
                                          


Fonte: extraído do n.º2,pp. 8-9, secretária executiva, 2.º trimestre de 2002

terça-feira, 4 de dezembro de 2012

O que está a mudar no papel de secretária executiva

Nos dias de hoje falar de secretária executiva, assistente administrativa, assistente executiva, profissional administrativa, administradora de escritório, coordenadora de negócio e gestora de informação significa o mesmo.
A secretária moderna tem um papel cada vez mais influente, de pesquisa, apresentado ao seu chefe não os problemas mas sim as soluções.- A secretária deve perceber do negócio e ter um papel ativo.
- Hoje em dia o executivo delega maior número de tarefas, para se poder dedicar às decisões mais importantes.
- Uma secretária eficiente deve atuar de forma proativa, gerir situações de conflito, adequar a sua linguagem ao interlocutor.
- A secretária é a imagem da empresa.


                                   

Fonte: Exertos extraídos do artigo "As Novas Secretárias", de Maria João Alexandra, Executive Digest, outubro de 2003

Para além da "simples secretária"

O dia-a-dia das secretárias ultrapassa muito o que está previsto na descrição do seu cargo, o papel das secretárias executivas tem vindo a mudar ao longo do tempo, devido à evolução tecnológica.
Hoje em dia uma secretária trabalha para mais do que um chefe o que faz com haja diminuição de profissionais, resultando numa redução de custos, para a empresa.
Na opinião de Maria da Graça Gomes presidente da direção da Associação de Secretárias profissionais Portuguesas “as funções da secretária executiva continuam a ser as de assistir em todas as tarefas o gestor”. Por isso é solicitado à secretária conhecimentos  em áreas muito diversificadas.


                                      

Fonte: Exertos extraídos do artigo "As Novas Secretárias", de Maria João Alexandra, Executive Digest, outubro de 2003