O que se entende por secretariado?

O secretariado é uma função essencial em qualquer tipo de atividade

empresarial, tanto no mundo dos negócios como na indústria ou nas profissões liberais.

A secretária contribui para o funcionamento eficaz de uma empresa através do seu trabalho 

discreto, organizado e metódico.

Na terminologia tradicional, chama-se secretária à pessoa que minuta a correspondência, 

elabora as atas das reuniões, resolve os assuntos de direção e orienta um escritório.

Mas, nos últimos tempos, o conceito de secretário(a) mudou claramente: ele(a) passou agora

a ser o(a) assistente perfeito(a) do seu chefe, ao ponto de conseguir até assumir com 

credibilidade algumas responsabilidades do mesmo. 

                         

Fonte: https://docs.google.com/viewer?url=http%3A%2F%2Fwww.estv.ipv.pt%2FPaginasPessoais%2Fcseabra%2FDocs%2FT%25C9CNICAS%2520DE%2520SECRETARIADO%2FAulas%2FPonto%25201%2520No%25E7%25F5es%2520Gerais%2F1.1secretariado.doc

"Levar o café ao chefe? Não! Tomar café com o chefe!"

O tempo das simples secretárias que levavam o café ao chefe já passou!

Hoje em dia, as secretárias executivas administram a aquisição de materiais, cuidam da formação interna dos colegas, suprevisionam outros funcionários, são ouvidas na gestão de aplicações financeiras da empresa, têm responsabilidade, encaminham documentação sem precisar do aval das suas chefias.

Uma vez que as secretárias desempenham outras funções, a maior parte dos executivos modernos não se importa de serem eles mesmos a bater diretamente os seus textos no computador ou a remeterem pessoalmente os seus faxes e correio eletrónico.

Atualmente as secretárias têm pouco tempo livre para servir café. Muitas delas deixaram de assistir só uma pessoa e apoiam um grupo de executivos, para além da acumulação de funções e tarefas que desempenham.

                                          

Fonte: extraído do n.º2,pp. 8-9, secretária executiva, 2.º trimestre de 2002

O que está a mudar no papel de secretária executiva

Nos dias de hoje falar de secretária executiva, assistente administrativa, assistente executiva, profissional administrativa, administradora de escritório, coordenadora de negócio e gestora de informação significa o mesmo.

A secretária moderna tem um papel cada vez mais influente, de pesquisa, apresentado ao seu chefe não os problemas mas sim as soluções.- A secretária deve perceber do negócio e ter um papel ativo.

- Hoje em dia o executivo delega maior número de tarefas, para se poder dedicar às decisões mais importantes.

- Uma secretária eficiente deve atuar de forma proativa, gerir situações de conflito, adequar a sua linguagem ao interlocutor.

- A secretária é a imagem da empresa.

                                   

Fonte: Exertos extraídos do artigo "As Novas Secretárias", de Maria João Alexandra, Executive Digest, outubro de 2003

Para além da "simples secretária"

O dia-a-dia das secretárias ultrapassa muito o que está previsto na descrição do seu cargo, o papel das secretárias executivas tem vindo a mudar ao longo do tempo, devido à evolução tecnológica.

Hoje em dia uma secretária trabalha para mais do que um chefe o que faz com haja diminuição de profissionais, resultando numa redução de custos, para a empresa.
Na opinião de Maria da Graça Gomes presidente da direção da Associação de Secretárias profissionais Portuguesas “as funções da secretária executiva continuam a ser as de assistir em todas as tarefas o gestor”. Por isso é solicitado à secretária conhecimentos  em áreas muito diversificadas.

                                      

Fonte: Exertos extraídos do artigo "As Novas Secretárias", de Maria João Alexandra, Executive Digest, outubro de 2003

Secretariado - a evolução profissional

A profissão de secretário está ligada à do escriba da era Egípcia. Para se ser escriba tinha de se frequentar importantes escolas. 

Antigamente o secretário só fazia certas tarefas, hoje em dia poupa trabalho ao chefe porque faz alguns trabalhos que era o chefe que fazia, isto só aconteceu a partir dos anos 90. 

O secretariado tem que se adaptar a algumas tecnologias que apareceram ao longo do tempo. 

O secretariado evoluiu em alguns aspetos, por exemplo, precisa de ter mais conhecimentos.

                                        

 

Fonte: adaptado de: http://pt.dcribd.com/doc/58457840/11Secretariado-a-evolucao-profissional

Ficha técnica dos vídeos 1 e 2

1-      Titulo do vídeo/filme: Profissão sucesso - secretariado    parte 1

                                           Profissão sucesso - secretariado    parte 2

2-      Nome do autor:   SBT

3-      Pais de origem:   Brasil

4-      Ano:   18/12/2009

5-      Duração: parte 1- 3min e 53seg.

                     parte 2- 6min e 16seg.

II- Grau de entendimento: fácil

III- Resumo: 
O filme fala que para serem secretárias têm de ter muitas qualidades pessoais e profissionais, o secretariado só começou a ser mais conhecido em 1995.
A profissão de escriba era desmpenhada só por homens.
Quem trabalha em secretariado tem de ter muita dedicação e tem de ter sigilo profissional acima de tudo.
Há diferenças entre secretária técnica e executiva, a secretária técnica atende mais telefonemas e a secretária executiva não tem tanto contacto com os clientes, mas ambas devem manter sempre uma postura profissional.
A secretária deve estar sempre disponível para tudo.

IV- Contribuição do vídeo/filme para o estudo da disciplina

O filme fala do que já demos nesta disciplina “Técnicas de secretariado II”. Tem muita informação sobre as qualidades profissionais do secretariado e o que é a secretaria técnica e a secretária executiva.

V- Opinião sobre o filme: mostra as turmas de secretariado, numa escola profissional no brasil e fala das qualidades profissionais das secretárias. São bons vídeos.

VI- Comentários ou sugestões: Acho os dois vídeos interessantes, têm boa informação.

                                       
Fonte: http://www.youtube.com/watch?v=KA9C_tUn47o   http://www.youtube.com/watch?v=17YRK5bUbpk&feature=youtu.be

A secretária na atualidade

Eu aconselho estes links porque são interessantes e têm boa informação.

http://dipaulamaia.wordpress.com/2011/06/24/o-profissional-de-secretariado-da-atualidade/
http://tecnicasdesecretariado-portugal.blogspot.pt/2009/04/secretariado-na-actualidade_7633.html

No presente, a secretária, tem de agregar habilidades genéricas que a profissão exige, primeiro que tudo deverá conhecer bem a área do executivo e saber relacionar-se com as pessoas que a rodeiam.

A inovação tecnológica também ajudou de certa forma para este avanço nas tarefas desta profissão, o dia-a-dia de uma secretária passou por uma grande transformação, de uma pessoa que estava normalmente encarregue da correspondência e manutenção de arquivos para uma pessoa chave que serve como ponte entre quem toma decisões a nível de gerências e que executa tarefas relevantes para a empresa.